🧾 Nómina Electrónica en Colombia: Implementación, obligatoriedad y efectos por transmisión extemporánea

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, a través de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, con modificaciones introducidas por la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021 y posteriormente por la Resolución 000028 del 28 de febrero de 2022, estableció el calendario de implementación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Esta obligación hace parte del Sistema de Facturación Electrónica en Colombia, cuyo propósito es mejorar el control fiscal y brindar a los contribuyentes un mecanismo eficiente para soportar sus deducciones tributarias.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

Es el sistema mediante el cual los empleadores deben generar, firmar digitalmente y transmitir a la DIAN, de manera mensual, un documento soporte que refleja los pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria, así como pagos por concepto de pensiones.

Este documento está compuesto por:

• Los valores devengados (salarios, horas extras, bonificaciones, etc.).

• Los valores deducidos (salud, pensión, retención en la fuente, entre otros).

• El valor neto a pagar al trabajador.

Este documento es indispensable para los empleadores, ya que les permite soportar costos, deducciones y gastos en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como impuestos descontables del IVA cuando aplique..

¿Quiénes están obligados?

Todos los empleadores que realicen pagos que constituyan ingreso laboral, independientemente de si están obligados a expedir factura electrónica, deben cumplir con esta obligación. La implementación se dio de forma progresiva, dependiendo del número de empleados, y desde el año 2022 todos los sujetos obligados ya debieron haber iniciado su transmisión periódica.

⏱️ Transmisión fuera de plazo: ¿Qué consecuencias existen?

Mediante el Concepto DIAN No. 1239 [011042] del 26 de diciembre de 2024, la entidad aclaró los efectos tributarios de la transmisión extemporánea del Documento Soporte de Nómina Electrónica. Los principales puntos a destacar son:

• No existe, a la fecha, una sanción específica establecida por la ley tributaria por la transmisión tardía de estos documentos.

• No obstante, la DIAN puede desconocer los costos y deducciones si el documento soporte no se encuentra debidamente validado al momento de la presentación de la declaración de renta.

• Sin embargo, si el empleador corrige la omisión antes de declarar, y logra acreditar:

  • La existencia de la relación laboral.

  • El pago o abono en cuenta respectivo.

  Entonces, no se le puede desconocer el costo o deducción, en aplicación de principios constitucionales y legales como el debido proceso, legalidad tributaria y primacía de lo sustancial sobre lo formal.

Fundamento normativo y principios aplicables

La DIAN ha reiterado que el sistema de facturación electrónica, incluida la Nómina Electrónica, debe interpretarse a la luz de los principios tributarios, conforme lo establece el artículo 683 del Estatuto Tributario y la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), así como la jurisprudencia del Consejo de Estado y la Corte Constitucional.

Esto implica que una formalidad incumplida no puede prevalecer sobre la realidad económica si esta es demostrable y comprobable. Aun así, se exhorta a los contribuyentes a cumplir de manera oportuna y correcta con todas las obligaciones formales.

Recomendaciones

Desde Pacioli - Soluciones contables, financieras y tributarias, recomendamos a todos los empleadores:

• Establecer un cronograma de cumplimiento interno, considerando que la DIAN exige la transmisión dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente.

• Utilizar herramientas tecnológicas confiables que automatizan la emisión y envío de la nómina electrónica.

• Consultar con asesores tributarios en caso de errores u omisiones, para corregirlas antes de presentar las declaraciones de renta o IVA.

¿Deseas asegurarte de cumplir correctamente con tu Nómina Electrónica?
📩 Escríbenos a contacto@pacioli.com.co
Te acompañamos con soluciones hechas a la medida de tu negocio.